Splošno o E-transu

Program za naročanje in spremljanje prevozniških storitev E-Trans

V sodobnem poslovnem svetu postaja obvladovanje transportne logistike za podjetja vitalnega pomena. Tako lahko podjetje zmanjšuje stroške, zagotavlja nemotenost proizvodnje in točnost dobav svojim kupcem. Vendar pa brez ustrezne informacijske podpore in s povečevanjem obsega poslovanja slej ko prej naleti na problem obvladljivosti. Takrat je čas, da podjetje poišče ustrezno programsko rešitev. Na tem področju se tudi Slovenci lahko pohvalimo z izvirnimi rešitvami, ki so plod domačega znanja. Ena takih je predstavljena v tem članku.

Programska rešitev E-Trans podjetja E-Soft iz Škofje Loke je namenjena tistim podjetjem, ki imajo na dan najmanj pet prevozov. Organizatorju prevozov v podjetju omogoča organizirati tako lastni vozni park podjetja, kot tudi delo z zunanjimi prevozniki. Pri klasičnem, »ročnem« načinu naročanja in spremljanja prevozov je potrebno bistveno več usklajevanja, telefoniranja, naročanja, pošiljanja telefaksov, dodatnega preverjanja in podobno. Prav tako postane za človeka problematika neobvladljiva, ko število prevozov preseže število približno 30 na dan.

Tu pa nam na pomoč priskoči E-Trans, ki ga trenutno uporabljajo že dve veliki slovenski in eno hrvaško podjetje. Celotna rešitev je zasnovana kot intranetna/internetna aplikacija in jo kot tako lahko uporabljajo tako uporabniki v podjetju, kot tudi zunanji izvajalci prevozniških storitev. Program je v prvi različici omogočal predvsem komuniciranje med podjetjem in prevozniki. Druga verzija pa omogoča tudi komuniciranje znotraj podjetja oz koncerna.

Kako vsa stvar izgleda? V poslovnih enotah podjetja se pojavljajo različne potrebe po prevozih, ki jih naročnik zabeleži v sistem E-trans, naročila pa se zbirajo v oddelku logistike. Logist ob pomoči programa razporedi naročila po posameznih prevozih, nato pa se posveti izbiri ustreznega prevoznika. Sodelovanje s prevozniki je v sistemu E-Trans urejeno na več načinov. Podjetje ima lahko s prevoznikom urejen tak odnos, da vozi samo zanj. V tem primeru lahko podjetje razpolaga z voznim parkom prevoznika na enak način, kot razpolaga s svojim. Takemu prevozniku lahko dodeli nek prevoz »fiksno«.

Druga možnost je, da prevoz ponudi več prevoznikom, ki si med seboj konkurirajo. Tisti prevozniki, ki so pogodbeno povezani s podjetjem in imajo uporabniško ime in geslo, so o ponudbi na internetu obveščeni preko elektronske pošte. Prevozniki se lahko na tak prevoz prijavljajo. Gre za borzni pristop, kjer je za določen čas omogočeno prijavljanje na posamezni prevoz preko interneta.

Po izteku zbiranja prijav sistem predlaga najboljšega prevoznika. Prijavljeni prevozniki so rangirani po različnih kriterijih. Cena je seveda eden od pomembnejših kriterijev, ki pa ni edini. Mogoče je na primer uporabljati kriterij obljubljenih pogodbenih odstotkov. To pomeni, da si je prevoznik pri sklepanju pogodbe izboril, da bo imel 30-odstotni delež prevozov v neko državo. Če se organizator prevozov odloči za drugega prevoznika, kot mu na podlagi kriterijev svetuje program, mora  svojo odločitev obrazložiti. Ko je prevoznik izbran, se prevozu spremeni status in sistem avtomatsko obvesti vse prijavljene o rezultatu izbora po elektronski pošti.

Naslednji korak je spremljanje prevoza in prevoznika. Spremljanje lahko obsega beleženje sporočil s strani prevoznika o poteku prevoza, pa tudi druge podatke – kdaj je prevoznik prispel pred podjetje, kdaj je vstopil in kdaj je zapustil podjetje. Naročnik prevoza lahko z E-Transom na ta način spremlja vse pomembne komponente prevoza.

Zadnji korak je povezan z lažjim pregledovanjem, likvidacijo in spremljanjem računov, izdanih s strani prevoznikov. Prevoznik si s pomočjo E-transa na internetu izdela specifikacijo opravljenih prevozov, na osnovi katere izstavi podjetju za več prevozov en sam račun. Ta modul predstavlja varovalko, da prevoz ni zaračunan večkrat ali po drugačni ceni, kot je bilo dogovorjeno.

Smeri razvoja

V E-softu se resno pripravljajo na nadgradnjo sistema E-Trans s tehnologijo GPS, kjer bo sistem E-trans povezljiv z različnimi sistemi za spremljanje voznega parka. Naslednji korak je povezan z izračunom razdalj med posameznimi točkami, pa tudi s poenostavljenim upravljanjem cenikov s strani samih prevoznikov. Veliko je bilo v zadnjem času postorjenega tudi na področju enostavnejše povezave in integracije z obstoječimi poslovnimi sistemi pri naročnikih.

V prihodnosti bo lahko sistem omogočal tudi povsem avtomatizirano izbiranje prevoznika, vendar je »človeški faktor« zaenkrat še vedno ohranjen, predvsem na željo uporabnikov.

Prednosti E-Transa

Izkušnje dosedanjih uporabnikov E-Transa kažejo v povprečju 4-odstotni prihranek pri stroških za prevoze. E-Trans omogoča boljši pregled in boljšo organizacijo prevozov – tako na strani prevoznikov kot tudi pri nakladanju in odpremi. Na voljo so številni statistični pregledi, s katerimi je mogoče preverjati, kako je vsak posamezni prevoznik opravljal svojo storitev, ali je zamujal, kako je z vnaprej dogovorjenimi deleži prevozov v posamezno regijo ali državo, številom prevoženih kilometrov, količino prepeljanega blaga in podobno. Statistični podatki so dobra osnova pri sklepanju novih pogodb.

Program zmanjšuje obremenjenost organizatorjev prevoza, saj ni več nenehnih dogovarjanj, ponovnih preverjanj in zmešnjav, do katerih ponavadi prihaja pri logistiki na »ročni« način. Prednost uporabe E-Transa čutijo tudi prevozniki, saj lahko zaradi dolgoročnejšega načrtovanja prevozov bolje razporedijo svoj vozni park. Nezanemarljiva je tudi zagotovitev brezmadežnega poslovanja. To pomeni, da ni več pristranskih izborov, saj organizator prevozov ne more samovoljno določati prevoznika mimo sistema.

E-Trans je internetna ali intranetna aplikacija, kar pomeni, da ni potrebe po dodatnih namestitvah ne pri naročniku, ne pri prevozniku. Prevoznik se lahko prijavlja na prevoze in sprejema obvestila preko računalnika, dlančnika ali pametnega telefona.

Združljivost z drugimi sistemi 

E-Trans omogoča povezavo z drugimi informacijskimi sistemi, v skladu z željami in potrebami naročnika pa je smiselno izvesti določene prilagoditve in pripraviti potrebne vmesnike. Sicer pa je mogoče E-Trans povezati z vsemi pomembnejšimi in najpogosteje uporabljenimi sistemi kot so SAP, Baan in Navision ipd.

Katera področja zajema E-Trans 

  • zbiranje in urejanje internih potreb po prevozih v poslovnem sistemu
  • vnaprejšnje izračunavanje cen prevozov
  • razpisovanje potreb po prevoznih storitvah in izbiranje optimalnega prevoznika
  • razporejanje časov za nakladanje in razkladanje oziroma enakomernejše obremenjevanje zaposlenih na dobavi in odpremi
  • spremljanje izvedenih storitev po obsegu in kakovosti ter ugotavljanje primernosti prevoznika
  • nadzor pravilnosti prispelih računov s strani prevoznikov
  • statistični pregled vseh opravljenih transportnih storitev po različnih kriterijih in s tem podporo pri odločanju